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Gestion des équipes Teams et des espaces de cours Moodle
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I. Transition entre 2 années universitaires sur Moodle
Inscription automatique des classes
La transition entre les promotions 2020-2021 et 2021-2022 sera faite automatiquement au 1er septembre sur tous les espaces de cours de la catégorie UCA contenant des classes 2020- 2021. Une période de recouvrement va être mise en place du
1er septembre au 31 octobre 2021
. Cela signifie que les classes 2020 pourront accéder aux espaces de cours jusqu’au 31 octobre, et que les nouvelles classes pourront y accéder dès le 1er septembre. Cette période de chevauchement est par défaut activée entre le 1er septembre et le 31 octobre 2021 (pour Médecine du 01/09 au 30/11 ; pas de chevauchement pour l’UFR d’Odontologie).
Vous pouvez toutefois, en tant que gestionnaire de vos espaces,
modifier les dates de la période de recouvrement, ou bien la désactiver
: dans ce cas, vous devrez manuellement désinscrire les anciennes classes et inscrire les nouvelles classes.
Lien vers le tuto
"modifier les paramètres de la période de recouvrement".
Inscription manuelle ou via des fichiers
Si vous ne souhaitez pas inscrire une classe entière à un espace de cours : ceci n’est notamment pas souhaitable pour des UEs optionnelles et cela permet d’alléger le tableau de bord des étudiants (qui sont souvent inscrits à des cours qui ne les concernent pas), il existe différentes méthodes d’inscription des étudiants aux espaces de cours.
Lien vers le tuto
"inscrire des utilisateurs dans un espace de cours"
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II. Conséquences sur les équipes Teams créées dans Moodle
Les équipes Teams créées dans un espace de cours Moodle inscrivent automatiquement les utilisateurs de cet espace dans l’équipe. Au cours de la période de recouvrement (par défaut du 1
er
sept au 31 oct), les étudiants des 2 années universitaires seront inscrits
en même temps
dans ces équipes Teams.
La période de recouvrement n’aura aucun impact sur les équipes Teams créées directement dans Teams.
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III. Conseils de gestion des espaces de cours Moodle
Désinscriptions
Lorsque vous souhaitez désinscrire des étudiants d’un espace de cours, si vous sélectionnez tous les utilisateurs, vous sélectionnez les étudiants, les enseignants et les gestionnaires de l’espace de cours, donc
vous y compris
. Dans la rubrique "utilisateurs inscrits", veillez à utiliser les filtres pour ne sélectionner que le rôle souhaité (par exemple « étudiant »).
Si vous vous désinscrivez d’un espace de cours
, celui-ci n’a pas disparu de la plate-forme, il se retrouve simplement sans utilisateur. Il suffit de
faire un ticket d’assistance
et nous vous réinscrirons à cet espace :
https://ent.uca.fr/moodle/local/uca_assistance/index.php
.
Cours obsolètes
Les serveurs Moodle sont encombrés de très nombreux espaces de cours qui ne sont plus du tout utilisés. Certains utilisateurs dupliquent leurs espaces de cours à la rentrée, changent seulement la date de l’année universitaire dans le titre, et "stockent" de nombreux espaces de cours sans les utiliser. Ces espaces de cours non utilisés alourdissent les serveurs et contribuent au ralentissement de la plateforme. Il est donc important que chaque utilisateur/gestionnaire identifie et supprime ces espaces de cours obsolètes (le pôle IPPA ne peut prendre la responsabilité de leurs suppressions).
Si vous supprimez un espace de cours, il est possible de le restaurer dans une limite de
8 jours
après la suppression :
faire tout de suite un ticket d’assistance
:
https://ent.uca.fr/moodle/local/uca_assistance/index.php
).
Au-delà de ce délai, l’espace de cours et tout son contenu sont perdus
.
Modifiez la période de recouvrement pour que les 2 promos ne soient pas inscrites simultanément dans les mêmes équipes.
Lien vers le tuto "modifier les paramètres de la période de recouvrement".
Supprimez les équipes créées dans Moodle pour une année universitaire et recréez-les à la rentrée une fois les étudiants inscrits dans les espaces de cours Moodle.
Supprimer l’activité Teams dans Moodle ne supprime pas l’équipe. Pour supprimer une équipe, il faut le faire à partir de Teams.
Équipes Teams crées dans Teams
Cliquez ici pour développer...
Si vous êtes le propriétaire de l’équipe Teams
: vous avez la possibilité de la supprimer. Il est conseillé de supprimer régulièrement les équipes qui ne sont plus utilisées.
Une équipe peut posséder plusieurs propriétaires. Veuillez consulter les autres propriétaires de l’équipe avant de la supprimer.
Si vous n’êtes pas propriétaire de l’équipe Teams
: Vous ne pouvez pas supprimer l’équipe. Vous avez la possibilité de quitter l’équipe si celle-ci a été créée dans Teams.
Si elle a été créée dans Moodle, vous serez automatiquement réinscrit à l’équipe même si vous la quittez.
Vous avez également la possibilité de masquer des équipes pour alléger le tableau de bord de Teams.
Si vous êtes propriétaire d’une équipe, cacher cette équipe ne la supprime pas de Teams.
